CRM para agências de marketing: gerir o comercial da agência

As agências passam o dia a organizar o marketing dos outros e, muitas vezes, deixam o próprio comercial em segundo plano. Os pedidos de orçamento chegam por e-mail, pelo formulário do site, por mensagem no Instagram ou por indicação, as propostas ficam numa pasta partilhada e o seguimento depende de alguém se lembrar. Quando o mês aperta com entregas, a angariação de clientes novos pára.

Esta página é sobre o CRM para a agência gerir o seu próprio comercial: captar clientes, marcar reuniões, acompanhar propostas, fazer o onboarding e manter a relação. Não é sobre revender o CRM nem sobre gerir as campanhas dos clientes dentro dele.

As dores mais comuns

• Pedidos dispersos. Formulário do site, e-mail, Instagram, LinkedIn, indicações: cada origem cai num sítio diferente.
• Propostas sem seguimento. A proposta é enviada e ninguém volta a falar com o potencial cliente, ou volta tarde demais.
• Reuniões desencontradas. Trocas de mensagens para acertar horários e diagnósticos marcados sem confirmação.
• Onboarding feito à mão. Cada cliente novo começa com um e-mail diferente, briefings que faltam e acessos pedidos várias vezes.
• Pouca visão do pipeline. Ninguém sabe quanto está em proposta nem de onde vêm os clientes que fecham.
• Clientes que saem sem aviso. Falta acompanhamento regular e sinais de alerta.

Processo da agência e como o CRM ajuda

O que cada plano inclui está em planos e preços.

Um funil exemplo para agências

1. Novo pedido: entrou por formulário, mensagem, e-mail ou indicação.
2. Qualificado: serviço pretendido, orçamento aproximado e prazo confirmados.
3. Reunião de diagnóstico marcada.
4. Diagnóstico feito.
5. Proposta enviada.
6. Em negociação.
7. Ganho (passa para onboarding) ou Perdido (com o motivo).

Muitas agências acrescentam um segundo funil para a relação com clientes ativos: Onboarding → Em arranque → Ativo → Renovação/upsell → Em risco. Para afinar as etapas e os critérios de passagem, veja como montar um funil de vendas.

Automações úteis para a agência

• Resposta imediata ao pedido. Quem preenche o formulário recebe uma confirmação com o link para marcar a reunião de diagnóstico, e o responsável comercial é avisado.
• Lembretes da reunião. Confirmação ao marcar e lembrete antes da hora, para reduzir faltas.
• Seguimento de proposta. Alguns dias sem resposta: mensagem de acompanhamento. Continua sem resposta: tarefa para ligar. A sequência para assim que o cliente responde.
• Onboarding. Oportunidade ganha: mensagem de boas-vindas, envio do formulário de briefing, convite para a reunião de arranque e criação das tarefas internas.
• Reuniões de acompanhamento. Um lembrete periódico para marcar a reunião de resultados com cada cliente ativo.
• Pedido de avaliação no Google depois dos primeiros resultados entregues.
• Reativação de ex-clientes e propostas perdidas. Passado algum tempo, uma mensagem com uma novidade relevante; quem responde volta ao funil.

Encontra a lógica de cada fluxo em fluxos de automação essenciais.

Cuidados com os dados

• Contactos de empresas também são dados pessoais quando identificam uma pessoa (nome, e-mail profissional, telemóvel). Tenha base legal para os contactar e ofereça sempre forma de deixar de receber comunicações.
• Não importe para o CRM comercial da agência as bases de dados dos clientes finais dos seus clientes. Esses dados pertencem aos seus clientes e seguem os acordos que tem com eles.
• Use permissões para separar o que vê o comercial, a produção e a direção.
• Guarde as credenciais de acesso dos clientes num gestor de palavras-passe, não em notas do CRM.

Checklist para escolher o CRM da agência

• Junta formulário do site, e-mail, WhatsApp, Instagram e Facebook num só lugar?
• Tem agenda com marcação de reuniões e lembretes?
• O funil mostra claramente o que está em proposta e em negociação?
• Automatiza o seguimento de propostas e para quando o cliente responde?
• Consegue disparar o onboarding quando a oportunidade é ganha?
• Mostra de onde vêm os clientes que fecham?
• Serve também para o marketing da própria agência (e-mail, landing pages, redes)?
• Toda a equipa pode ter acesso, com permissões por pessoa?

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