Privacybeleid

1. Wie wij zijn

Elooo System is een merk dat wordt geëxploiteerd door ELOOO, gevestigd in Portugal ("wij", "ons"). Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van bezoekers van onze website, prospects en klanten.

Voor de gegevens die onze klanten in het platform opslaan over hun eigen contacten is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker, zoals beschreven in onze Verwerkersovereenkomst.

Voor elke privacykwestie kunt u schrijven naar privacidade@elooosystem.com. Dit adres is ook het kanaal naar de persoon die verantwoordelijk is voor gegevensbescherming (in Brazilië de "encarregado").

2. Welke gegevens wij verzamelen

• Gegevens die u ons verstrekt: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf en de berichten die u ons stuurt via WhatsApp, e-mail, chat of formulieren.
• Account- en factuurgegevens: gegevens van de gebruikers die u aanmaakt, het gekozen abonnement, facturen, factuuradres en fiscaal nummer. Kaartgegevens worden rechtstreeks door de betaaldienstverlener verwerkt; wij slaan geen volledige kaartnummers op.
• Technische en gebruiksgegevens: IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina's en toegangs- en beveiligingslogs van het platform.
• Supportcommunicatie: de inhoud van supportgesprekken en -vergaderingen. Vergaderingen worden alleen opgenomen nadat u daarover bent geïnformeerd.

Wij verzamelen niet bewust bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheid of religie) en verzoeken u deze niet aan ons toe te sturen.

3. Waarvoor wij ze gebruiken en op welke rechtsgrond

• Om u te antwoorden en een abonnement voor te bereiden: maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG; art. 7, V LGPD).
• Om het platform, support en facturering te leveren: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG; art. 7, V LGPD).
• Om te voldoen aan wettelijke, fiscale en boekhoudkundige verplichtingen: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG; art. 7, II LGPD).
• Om de dienst te beveiligen, fraude te voorkomen en de dienst te verbeteren: gerechtvaardigd belang, steeds afgewogen tegen uw rechten (art. 6 lid 1 sub f AVG; art. 7, IX LGPD).
• Om nieuws en aanbiedingen te sturen: uitsluitend met uw toestemming of waar de wet dit voor bestaande klanten toestaat, met een eenvoudige afmeldmogelijkheid in elk bericht (art. 6 lid 1 sub a AVG; art. 7, I LGPD).

4. Met wie wij ze delen

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen ze uitsluitend met:

• Dienstverleners die ons helpen de dienst te leveren, op basis van een overeenkomst en volgens onze instructies: hosting van deze website (Vercel Inc., VS), de technologieleverancier van het CRM-platform en diens cloudinfrastructuur (VS), de betaaldienstverlener en aanbieders van e-mail- en berichtendiensten.
• Meta (WhatsApp, Instagram, Facebook), wanneer u via die kanalen met ons communiceert, onder de eigen voorwaarden van Meta.
• Google en Meta, als aanbieders van analyse en advertentiemeting op deze website, alleen als je die cookies accepteert in de cookiemelding (zie het Cookiebeleid).
• Autoriteiten, wanneer de wet of een rechterlijke beslissing dat vereist.
• Een koper of rechtsopvolger bij een bedrijfstransactie, met hetzelfde beschermingsniveau.

De actuele lijst van subverwerkers is op verzoek verkrijgbaar via privacidade@elooosystem.com.

5. Internationale doorgiften

Sommige dienstverleners bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte en Brazilië, voornamelijk in de Verenigde Staten. In die gevallen passen wij de wettelijk vereiste waarborgen toe: de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, het EU-VS Data Privacy Framework wanneer de dienstverlener gecertificeerd is en, voor gegevens onder de LGPD, de standaardcontractbepalingen die zijn goedgekeurd door de Braziliaanse toezichthouder (ANPD-resolutie CD/ANPD nr. 19/2024).

6. Hoe lang wij ze bewaren

• Prospects: tot 2 jaar na het laatste contact, tenzij u klant wordt of ons vraagt de gegevens eerder te wissen.
• Klanten: zolang het abonnement loopt en daarna gedurende de termijnen die de fiscale en boekhoudkundige wetgeving voorschrijft of die nodig zijn voor de verdediging van rechtsvorderingen.
• Platformgegevens na opzegging: maximaal 90 dagen bewaard zodat u kunt heractiveren of exporteren, en daarna gewist. Back-ups worden in hun normale cyclus overschreven.
• Websitelogs: door de hostingprovider bewaard gedurende korte technische termijnen.

7. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u als betrokkene het recht op inzage, rectificatie en wissing van uw gegevens, op beperking van of bezwaar tegen de verwerking, op gegevensoverdraagbaarheid, om uw toestemming op elk moment in te trekken en om niet te worden onderworpen aan uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten die u in aanmerkelijke mate treffen.

Op grond van de LGPD (art. 18) heeft u het recht op bevestiging dat wij uw gegevens verwerken, op inzage, correctie, anonimisering, blokkering of verwijdering van onnodige of buitensporige gegevens, op overdraagbaarheid, op informatie over met wie wij ze delen en over de gevolgen van het weigeren van toestemming, en op intrekking van toestemming.

Om een van deze rechten uit te oefenen, schrijft u naar privacidade@elooosystem.com. Wij antwoorden binnen één maand onder de AVG en binnen de wettelijke termijnen onder de LGPD (tot 15 dagen voor een volledige verklaring). Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen.

U kunt ook een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit: in de EU bij de autoriteit van uw land (in Portugal de CNPD); in Brazilië bij de ANPD.

8. Beveiliging

Wij gebruiken versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangscontrole op basis van rollen, tweefactorauthenticatie op het platform en het principe van minimale rechten. Geen enkel systeem is 100% veilig; als een incident uw gegevens in gevaar brengt, melden wij dit aan de autoriteit en aan de betrokkenen binnen de wettelijke termijnen.

9. Kunstmatige intelligentie

Wanneer een klant AI-agents gebruikt, wordt de inhoud die nodig is om elk antwoord te genereren verwerkt door de AI-diensten die in het platform zijn geïntegreerd, volgens de instructies van die klant. Klanten moeten hun contacten laten weten dat zij met een AI praten wanneer de wet dat vereist, bijvoorbeeld op grond van de Europese AI-verordening.

10. Minderjarigen

De dienst is bedoeld voor bedrijven en professionals en niet voor personen jonger dan 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen.

11. Cookies

Deze website gebruikt essentiële opslag en, alleen met jouw toestemming, analysecookies (Google Analytics) en advertentiecookies (Google Ads, Meta Pixel). Zie de details en hoe je toestemming intrekt in ons Cookiebeleid.

12. Wijzigingen in dit beleid

Wanneer wij dit beleid wijzigen, passen wij de ingangsdatum bovenaan aan. Is de wijziging ingrijpend, dan informeren wij klanten per e-mail of in het platform voordat deze van kracht wordt.